Hoppa till innehåll En konferens kan göra många saker, bland annat skapa nätverk och ge undervisning och motivation för området. Det är också ett utmärkt sätt att nätverka med andra medlemmar inom samma område och att dela med sig av nya rön och nytt arbete. Om ditt område är nytt eller fortfarande under utveckling är en konferens ett bra ställe att börja.
Beroende på ämnet kan konferensen handla om vad som helst, inklusive industristandarder och nya bestämmelser. Oavsett vilket mål du har är en konferens ett utmärkt sätt att göra ditt område mer blomstrande.
När du planerar en konferens bör du tänka på vilken typ av deltagare du siktar på. Om du riktar dig till en särskild målgrupp kan du överväga att skicka ut handouts till deltagare inom ditt område. På samma sätt kan du nå ut till organisationer och opinionsbildare inom ditt område för att få ytterligare information och resurser. Ofta erbjuder konferensarrangörerna en premie för en positiv utvärdering. En premie kan vara en t-shirt, minnessaker från konferensen eller en möjlighet att vinna en prisutlottning.
Se till att fråga om konferenslokalens storlek och läge. Vissa lokaler har bara plats för ett visst antal deltagare, så tänk på detta när du väljer plats. Se till att fråga om tillgången till utomhusutrymmen och matmöjligheter. Kontrollera också om konferenslokalen erbjuder konferenscatering eller hotellövernattning. Om det är möjligt, begär en privat matsal för dina gäster. I de flesta fall är detta det bästa alternativet för en konferens. Sedan kan du börja planera.
Hur man organiserar ett konferensmöte
Ett konferensmöte skiljer sig från ett vanligt möte på flera sätt. Till skillnad från ett vanligt möte är en konferens mer formell, med talare som delar ett gemensamt intresseområde. Längden på en konferens är längre än på ett möte, och pågår vanligtvis i flera dagar eller till och med veckor. Beroende på konferensens syfte kan ett möte vara litet och hållas i ett konferensrum, eller så kan det vara mer omfattande. Båda typerna av möten är viktiga.
En konferens kan vara ett formellt eller informellt evenemang, med smalt fokus eller brett, som lockar människor från ett stort geografiskt område. Den kan ha 3 sessioner eller 130, beroende på hur många talare som bjuds in, hur många som deltar och var konferensen äger rum. En konferens kan äga rum på ett kongresscenter, ett lokalt YMCA eller en konferenslokal. Den kan också vara en kombination av olika typer av aktiviteter, inklusive interaktiva sessioner och gruppdiskussioner.
För att säkerställa en lyckad konferens måste arrangörerna planera mötets struktur och innehåll. Det första steget i att organisera en konferens är att fastställa ett tema och skissera upp den övergripande strukturen. När detta är bestämt är det dags att välja talare. Nästa steg är att skapa en kommitté och ge den i uppdrag att arbeta med olika aspekter av konferensen. Om konferensen till exempel är inriktad på utbildning bör en kommitté bestående av yrkesverksamma med relevant kompetens hjälpa till att bestämma mötets format.
Hur man sätter upp ett Zoom-möte online
För att ställa in ett Zoom-möte online måste du först ladda ner och installera appen på din dator. När den är installerad loggar du in på ditt konto, väljer ett datum och en tid och klickar sedan på knappen Återkommande. Spara sedan inställningarna. Mötet kommer automatiskt att återkomma på samma datum och tid. Du kan också välja om du vill spela in mötet. Därefter uppmanas du att bekräfta om du vill spela in det.
Om du är värd för mötet för flera personer måste du aktivera ditt Zoom-konto. Därefter anger du mötesinformationen och skickar en länk till deltagarna. Skärmdelning är användbart när du presenterar en föreläsning i ett klassrum. Dela helt enkelt din datorskärm med andra Zoom-deltagare så kan de se din presentation. Den här metoden ger dig också möjlighet att spela in mötet och titta på det senare. Se bara till att aktivera inspelningsalternativet i menyn för mötesinställningar.
Zoom har funktioner för både videokonferens och chatt. Användarna kan välja hur många personer som ska vara på deras skärm och de kan anpassa chattrutans inställningar. Användarna kan också dela sitt skrivbord, sin webbläsare eller sin mobila enhet. Användarna bör dock vara försiktiga när det gäller säkerheten och akta sig för ”Zoom-bombning” av inkräktare. Innan du använder Zoom bör du kontrollera säkerhetstipsen och se till att du använder en pålitlig internetanslutning.
Hur man använder Google Meet for Business
Under ett möte kan du dela din skärm och skicka chattmeddelanden samt slå på och av kameran och mikrofonen. Du kan också anpassa layouten och skärminställningarna. Du kan också ställa in att mötets värd ska styra deltagarna. Du kan stänga av eller ta bort deltagare om du föredrar det. När mötet är avslutat kan du chatta med alla. Du kan visa och redigera din möteshistorik samt se vem som är med och vem som inte är med.
Till skillnad från den kostnadsfria Hangouts-tjänsten erbjuder Google Meet avancerade funktioner för företagsanvändare. Du kan vara värd för ett videomöte med upp till 30 personer och ringa in med din mobiltelefon. Appen integreras med G Suite-versionerna av Gmail och Google Kalender. Den tillhandahåller en lista över deltagare och tillgängliga möten. Videofilmen är synlig för både värd och deltagare, och du kan stänga av den för att skydda din integritet vid behov. För att kunna genomföra videosamtal måste du registrera dig för ett Google-konto.
När du är redo att starta ett möte kan du starta det i webbläsaren på din dator eller på din surfplatta eller smartphone. När du är redo att starta ett möte besöker du webbplatsen Meet i din webbläsare. Du kommer att bli ombedd att tillåta programmet att få tillgång till din kamera och ditt ljud. När du har godkänt dessa behörigheter måste du vänta tills värden bjuder in dig till mötet. Du kan också få en inbjudan via e-post eller sms. När du har bekräftat ditt deltagande kan du gå till inbjudningslänken i din webbläsare och klicka på ”Gå med”. När du har gjort det kommer inbjudan att starta appen på din mobila enhet.
Logistik för konferensanläggningen
Om du vill att din konferens ska bli framgångsrik måste du tänka på logistiken för konferensanläggningen. Även ett litet möte kräver omfattande logistikplanering, från catering till parkering till att ordna audiovisuell utrustning och skyltning. Om du planerar att anordna en konferens i ett evenemangscentrum får du här några tips för en lyckad konferens. Gör först ett detaljerat schema för hela evenemanget och tilldela volontärer som svarar på deltagarnas frågor. För det andra, förse de bekräftade deltagarna med grundläggande skrivmateriel och namnbrickor. För det tredje, se till att konferenslokalen har gott om sittplatser och tillhandahåller vatten, te och kaffe.
Konferenslokalens läge är viktigt. Välj en plats som är lätt att nå från en närliggande flygplats eller motorväg. Leta efter en anläggning som har gott om parkeringsplatser och som erbjuder en pendeltjänst. Platsen bör också ligga inom gångavstånd från en mängd olika boenden, till exempel hotell och restauranger. Slutligen bör du tänka på miljön på platsen. En konferenslokal som är centralt belägen kan vara ett bra val för många deltagare. Det bör ligga nära en mängd olika ställen att äta, dricka och umgås på.
När man planerar en konferens är det viktigt att ta hänsyn till platsens infrastruktur. Även om en konferens kan hållas i en gammal och föråldrad anläggning kan deltagarna få en negativ upplevelse om anläggningen inte håller måttet. Tänk på att tillhandahålla bekväma sittplatser för deltagarna vid alla sessioner och ge dem ett område där de kan koppla av mellan sessionerna. Andra bekvämligheter kan vara en balsal eller teater, pausrum och utställningsutrymmen. Det finns även lokaler med trådlöst internet, fax och utskriftstjänster.
